Blog: dokumenti in procesi

O upravljanju z dokumenti in procesi, o BPM, o naprednem podjetju,
o urejenem in preglednem delu, KPI-jih, o učinkovitem poslovanju,
o nepotrebni birokraciji, o doseganju in merjenju kakovosti, o mobilnem sodelovanju, o inovativnih idejah in najboljših praksah, o sodobnem delovnem mestu in še o čem :) ...

Žeblje zabijamo s kladivom. Kako pa podpiramo procese?

Avtor: Igor Lesjak | torek, 1. oktober 2013 | 2 komentarjev | BPM (upravljanje s poslovnimi procesi)

Ko se lotimo hišnih opravil, nam je povsem jasno, da bomo žeblje v steno zabili s kladivom. Podobno velja za računalniško urejanje besedil ali elektronskih preglednic. Besedilo vedno urejamo z urejevalnikom besedila, preglednico pa z urejevalnikom preglednic. Zanimivo pa je, da k upravljanju, podpori in avtomatizaciji poslovnih procesov (BPM), pogosto pristopamo na povsem napačen način. Pa vendar ni v tem primeru izbira pravilnega pristopa in pravega orodja prav nič težja, kot pri bolj preprostih hišnih opravilih.

Ali delamo prave stvari na pravi način?

Podjetja pogosto posvečajo veliko pozornosti manj pomembnim izzivom, pa čeprav bi bile posledice napačnih odločitev precej nepomembne. S tem ni nič narobe. Zanimivo pa je, da se pri odločitvah na pomembnih področjih, kot je tudi podpora poslovnim procesom, pogosto ravna drugače. Poznamo namreč primere tudi iz največjih in najbolj znanih slovenskih podjetij, ko se uvajanja BPM lotijo precej nepremišljeno, izbirajo očitno slabše možnosti ali pa sprejemajo povsem napačne odločitve. Zakaj se določena podjetja lotevajo uvajanja BPM in podpore procesom na napačen način?

BPM je moden akronim. Na videz popolno podporo poslovnim procesom obljubljajo različni sistemi. Na deklarativni ravni ponujajo kakor »popolno« podporo celo sistemi DMS (dokumentni sistemi), ERP (integralni poslovno-informacijski sistemi), ECM (sistemi za upravljanje z vsebinami), CRM (sistem za upravljanje odnosa s strankami), celo tradicionalne, funkcijsko naravnane namenske poslovne rešitve. Vendar pa naj vas premišljeni tržni prijemi, spretno napisani reklamni letaki, na videz prepričljive predstavitve ali lobistični argumenti ne zavedejo. Te rešitve žal niso namenjene podpori in avtomatizacij poslovnih procesov.

So procesi res dokumenti? 

V dokumentnem sistemu se vse funkcionalnosti in pravila vrtijo okoli dokumenta in njegovih opisnih podatkov. Vendar pa kralj učinkovitega delovanja podjetja ni dokument. V procesni organizaciji kraljujejo poslovni procesi. Učinkovito upravljanje poslovnih procesov je precej več kot preprosto kroženje posameznega poslovnega dokumenta po podjetju. Poslovni proces obstaja tudi če v njem ne nastopa noben poslovni dokument. Številni poslovni procesi vključujejo več vhodnih in več izhodnih dokumentov. V realnih poslovnih procesih nastopajo tudi papirni dokumenti. Čeprav smo našteli le nekaj preprostih primerov, pa jih boste v dokumentnem sistemu težko obravnavali.

So procesi res CRM? 

Upravljanje odnosov s strankami je pomembno. Vendar pa se k stranki usmerjeno podjetje ne bo ukvarjalo samo z zbiranjem podatkov o kupcu in njegovih navadah ter podpiralo le pred-prodajne, prodajne in po-prodajne aktivnosti, ki jih obravnava sistem CRM. Sistem CRM je namreč v osnovi funkcijsko naravnan in že po definiciji dobro podpira predvsem prodajno poslovno funkcijo. Ključni poslovni procesi pa ne vključujejo le prodajnih aktivnosti, ampak se izvajajo tudi v drugih poslovnih funkcijah. Urejeni in dobro podprti ključni poslovni procesi kupcem neposredno prinašajo dodano vrednost, zato so najbolj pomemben element za doseganje njihovega zadovoljstva.

Ali procesi res sodijo v ERP? 

Sistemi ERP so nepogrešljivi del v poslovanju vsakega večjega podjetja. Vendar pa ti funkcijsko naravnani sistemi s širokim, nepreglednim naborom funkcionalnosti že v osnovi niso namenjeni podpori procesom. S svojo modularno in funkcijsko naravnano  zasnovo pogosto poglabljajo pojav tim. funkcijskih silosov. BPM je celovit pristop, ki spodbuja procesno, ne funkcijsko naravnanost organizacije. Pri BPM podpiramo ključne poslovne procese »od začetka do konca« in s tem povežemo zaposlene, obstoječe rešitve in dokumente iz različnih poslovnih funkcij. V proces vključimo tudi dele podjetja, ki jih zaledni sistem ERP ne podpira. V posameznem procesnem koraku skrijemo nepregleden nabor funkcionalnosti zalednega sistema in uporabniku pregledno ponudimo le tiste aktivnosti, ki so v danem trenutku pomembne. Predvsem pa vse zaposlene spodbujamo k načinu dela, ki je optimalno za podjetje kot celoto, ne pa k delovanju, ki je najboljše za njihovo delovno mesto, oddelek ali poslovno funkcijo.

So procesi vpeljava nizkonivojskih diagramov delovnih tokov?

Tudi pri Gartnerju opažajo, da v zadnjem času številne klasične poslovne rešitve obljubljajo tim. »procesno podporo«. Vendar pa poudarjajo, da taka »podpora« praviloma ne preseže ravni prikaza poteka dela z nepregledno, nizkonivojsko diagramsko tehniko. Praviloma ponuja le vnaprej določeno in v večini neprilagodljivo avtomatizacijo poslovnega procesa, številne aktivnosti pa se še vedno izvajajo ročno. Na drugi strani sistemi BPMS gradijo na razumljivem, visokonivojskem, preglednem, poslovno naravnanem procesnem modelu, predvsem pa so namenjeni celoviti avtomatizaciji poslovnega procesa ter celovitemu, prilagodljivemu upravljanju celotnega življenjskega cikla poslovnega procesa.

Poslovni procesi sodijo v procesni sistem

Ne, poslovnih procesov ne moremo kakovostno podpreti v dokumentnem sistemu, sistemu CRM, sistemu ERP ali celo v namenski poslovni rešitvi. Poslovne procese podpiramo v procesnem sistemu BPMS.

BPM je celovit pristop, s katerim nepregleden način dela in neformalno izvajanje nalog ali obravnave dokumentov v podjetju uredimo in avtomatiziramo. Pravilno uvajanje BPM izdatno poveča storilnost in učinkovitost poslovanja podjetja, kar poudarja tudi Mednarodna organizacija za standardizacijo ISO. Sistemi BPMS so namenjeni celovitemu, prilagodljivemu upravljanju celotnega življenjskega cikla poslovnega procesa. V osrčju procesa je pregleden, poslovno naravnan procesni model, deklarativno opredeljena procesna in poslovna pravila, procesna revizijska sled, nadzor nad izvajanjem procesa, analiza izvajanja procesa, merjenje KPI ter izvajanje simulacij na realnih podatkih iz produkcije in optimizacija. Gre za pomembne lastnosti, ki jih procesno ne-naravnani sistemi, kot so dokumentni sistem, sistem CRM ali sistem ERP ne omogočajo.

Uvajanje BPM ne deluje samo na papirju, v teoriji ali v podjetjih, ki bi bila neprimerljiva s slovenskim poslovnim okoljem, ampak preverjeno učinkuje v praksi in v našem poslovnem okolju. Vendar pa le pravilen pristop prinaša podjetju konkretne rezultate, merljive poslovne učinke in bistveno povečanje storilnosti in učinkovitosti.

Vsi procesi na enem mestu

Sistemi BPMS omogočajo podporo in avtomatizacijo vseh procesov na enem mestu. Zaposleni lahko na enak način sodelujejo v vseh poslovnih procesih, tako v ključnih (npr. odobritev kredita, obravnava škodnega primera ipd.), kot tudi podpornih poslovnih procesih (odobritev službene poti, likvidacija računov, obravnava vhodne pošte ipd.). Celovite podpore vseh procesov na enem mestu v procesno ne-naravnanem sistemu žal ne moremo zagotoviti.

Sistemi BPMS ne zamenjujejo DMS, CRM, ERP

Upravljanje odnosa s ključnimi kupci, urejeni poslovni dokumenti in kakovostni podatki v zalednem sistemu ERP so seveda pomembni za uspešno poslovanje vsakega podjetja. Zato pri uvajanju BPM sistemov CRM, DMS, ERP in drugih namenskih sistemov nikakor ne zamenjujemo. Prav nasprotno. Obstoječe zaledne sisteme povezujemo in vključujemo v poslovne procese in s tem povečujemo njihovo dodano vrednost.

Oceni članek

Komentarji (2) -

  • Mitja Kovačič, 09. november 2014

    Leta 2008 sem se prvič resno srečal z BPM in BPMS. Sisteme BPMS vidim kot skupno platformo (lepilo) za DMS, CRM in ERP. Je pa res, da je bil potreben premik iz dokumentno orientiranega v procesno orientirano razmišljanje.

    Takrat smo začeli z implementacijo procesnega sistema za interne poslovne procese s Skelto. Rekli smo: "Procesi narekujejo posel. Mi upravljamo procese."
  • Igor Lesjak, 18. november 2014

    Se strinjam, Mitja, to je eden od možnih pogledov na BPM(S) - predvsem iz vidika IT je morda to najbolj pomemben vidik. Je pa procesni pogled in BPM še bistveno več od tega. Sam si omenil drugačen, tj. procesni način razmišljanja, ta je zelo pomemben. Pa stremenje k učinkovitosti in poenostavitvam, transparentnost, merjenje KPI, iskanje ozkih grl, optimizacija, skrb za naročnika, drugačna obravnava najbolj pomembnih strank ipd.

Dodaj komentar

Zadnji komentarji